Une assistance se prépare plusieurs mois à l’avance, voici quelques règles destinées à faciliter le travail notre travail et celui des organisateurs

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1-Premiers contacts= J - 6 mois

Par Mail ( Cf. page d’accueil ) ou Portable 06.11.28.44.95

Nous vous demandons un délai de préparation d’au moins 3 mois avant la manifestation. Cependant, il faut parfois vous y prendre bien plus tôt pour une manifestation prévue au printemps car le planning est alors très chargé. Ce délai nous permet :
De trouver une denrée plutôt rare : des médecins disponibles.
De monter l’équipe d’assistance
De faire le dossier d’assistance

Nous établissons un premier devis global qui comprend :
le dédommagement de l’association en fonction du type de manifestation
Le remboursement des frais de déplacement
La prise en charge de l’hébergement et de la nourriture

2-La constitution du cahier des charges = J - 4 mois

Pour chaque manifestation, nous établissons un dossier qui reprend :

les différents éléments communiqués par les organisateurs

Les dates
Le nombre de spéciales
Les moyens de transmission
Le nombre de participants

Et détaille les moyens mis en œuvre par A.M.I.S :

Le matériel mis à disposition
Le nombre et la qualification des médecins et des paramédicaux
L’organisation des binômes
La répartition des moyens médicaux
Le nom du référent médical d’A.M.I.S

Ce dossier permet aux organisateurs de monter leur dossier "sécurité" en préfecture.

3-Finalisation de l’assistance = J - 1 mois :

Se fait en concertation avec les organisateurs en fonction :

Du nombre définitif de participants
Du type de manifestation : course, raid..
France ou étranger
Du tracé : boucle, obstacle, accès, ...
De la présence ou proximité d’autres moyens de secours

Une lettre d’information est envoyée par les organisateurs aux responsables locaux des centres de secours ( CENTRE 15 ), hôpitaux de secteur afin de les prévenir du déroulement de la manifestation. ( Date et horaires.. )

4- Liste des noms des médecins en préfecture = J - 15

Cette liste est très importante afin d’obtenir les autorisations en préfecture.

5- Finalisation de l’organisation = J - 7

Par contact mail ou téléphonique, nous organisons avec vous différents éléments :

Horaires de mise en place des équipes
Répartition des binômes d’intervention parmi les concurrents
Parcours
Nom et N° de téléphone des centres hospitaliers
N° de téléphone du PC et/ou directeur de course
Hébergements des équipes
Stationnement du dispensaire

6 - Arrivée de l’équipe = J - 1

Préparation of assistance

Assistance is preparing several months in advance, here are some rules to facilitate the work of the organizers
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1-Getting Started = J - 3 months

By mail (see home page) or Mobile 06.11.28.44.95

We ask you for a preparation period of at least 3 months before the event. However, sometimes we have to do it much earlier for a Manisfestation in spring because the schedule is so busy. This period allows us : to find a rare commodity : doctors available. To mount the support team to file for assistance

We establish a first global estimate that includes : the compensation of the association depending on the type of event Reimbursement of travel costs Support for accommodation and food

2-The constitution of the specifications = J - 2 months

For each event, we create a file which contains :

the evidence provided by the organizers

The dates, the number of special means of transmission, the number of participants

And details the resources used by FRIENDS :

The material made available, the number and qualification of doctors and paramedical The distribution of pairs of medical name referring medical FRIENDS

This folder allows organizations to mount their case "security" in the prefecture.

Completion of 3-assistance = J - 1 month :

Is done in consultation with the organizers in terms of :

The final number of participants in the type of event : race, raid .. From France or abroad tracé : loop block, access, ... The presence or proximity of other emergency resources

A newsletter is sent by the organizers to local relief centers (center 15), sector hospitals in order to prevent the progress of the event. (Date and horraires ..)

4 - List of names of doctors in prefecture = J - 15

This list is very important to opten permissions prefecture.

5 - Finalization of the organization = J - 7

Contact by mail or telephone, we organize various items with you :

Horraires implementation teams Distribution of pairs of intervention among the competitors Course name and phone number of hospitals and telephone number of the PC and / or race director teams Parking Accommodation clinic

6 - Arrival of the team = J - 1